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李開複分享時間管理秘訣,讓你工作、社交、生活、興趣什麼都不落下

徐曼 2017-11-03 檢舉

你的身邊有沒有這樣一群人——永遠精力充沛、永遠有用不完的時間,工作、社交、生活、興趣什麼都不落下……他們的妙招是什麼呢?

我整理了一些管理時間的小秘訣,希望能幫助大家更好地管理時間。

事分輕重緩急 ico

每天管理時間的一種好方法是,早上確定今天要做的緊急事和重要事,睡前回顧一下,這一天有沒有做到兩者的平衡。

建議每天對該做的事排好優先次序,並按照這個次序來做。

在《高效能人士的七個習慣》一書中,作者史蒂芬•柯維提出,“重要事”和“緊急事”的差別是人們浪費時間的最大理由之一。因為人的慣性是先做最緊急的事,但這麼做會導致一些重要的事被荒廢掉。

每個人都有許多“緊急事”和“重要事”,想把每件事都做到最好是不切實際的。建議大家把“必須做的事”和“儘量做的事”分開。必須做的事要做到最好,但儘量做的事盡力而為即可。懂得用良好的態度和寬廣的胸懷接受那些暫時不能改變的事情,多關注那些你能夠改變的事情。此外,還要注意生物鐘的運行規律,按時作息,勞逸結合,這樣才能在學習時有最好的狀態。

“緊急事”和“重要事”的處理方法可參照下圖:

要保護自己的時間,尤其需要有足夠的時間做那些“重要事”。

潘正磊是微軟總部產品部門中以效率和執行能力著稱的總經理。她大學畢業後就加入微軟,是晉升最快的經理之一。這是她講的自己剛進入微軟時學習“保護時間”的故事:

“我剛加入微軟時,職位是軟體發展工程師。我所在的小組開發的產品成長很快,幾個月內就生成了三個版本,每個版本又需要支援六種語言。這18個組合的要求都略有不同,而且我還需要和很多其他不同的組打交道。每天,我辦公室裡總是人來人往,每個人都帶來不同的問題。他們一來,我總是停下我正在做的事,先解決他們的問題。我每天忙得不可開交,卻做得十分不開心。我覺得每天工作時間很長,卻沒有學到更多的知識,也沒有提高。在與我的老闆溝通後,我清楚地意識到我的時間是最寶貴的,我需要提高效率。

在老闆的指導和支持下,我先設置了‘回答問題時間’,其他人只有這時才能來找我,其餘時間我則可以專心程式設計。這樣一來,我就擁有整塊時間來有計劃地完成我想做和需要做的事。

另外,我們設立了一個目標,就是要讓其它組能自力更生,不能事事都來找我們。經過一段時間“授人以漁”的訓練,我終於能夠騰出時間去學習新的技術和管理經驗了。”

如果不是有這個經驗,潘正磊不但不會有現在的成就,而且可能還在同一間辦公室裡每天回答著各種問題直到精疲力盡為止。

列待辦或完成事項清單 ico

管理時間也可以使用一些管理方法,比如,有名的GTD(Getting Things Done)時間管理法:

總結起來,管理時間的兩個很重要的步驟就是列待辦事項清單和完成事項清單。

待辦事項清單用來提醒你做事情,完成事項清單用來審視你的時間安排。

待辦事項清單強調目標,而完成事項清單重在展現成就。

 

列待辦事項清單,你會知道什麼時候該做什麼事,這樣你做事就會更加有條不紊。而每日列完成事項清單時,你會看到自己一天做了什麼事情,哪些事情有必要做,哪些事情可以稍微推後等等。此外,當看到一天完成的事項很多時,你的滿足感會提升,你就越有可能堅持下去。

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