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李開複分享時間管理秘訣,讓你工作、社交、生活、興趣什麼都不落下

徐曼 2017-11-03 檢舉

關於怎麼列待辦事項清單,可以如前所述,每天把該做的事情列出來,並對該做的事排好優先次序。

那麼要怎麼列完成事項清單呢?

可以參考以下步驟:

第一組,認真回憶並記錄今天都做了什麼,並注明花費的時間。

第二組,先堅持一個星期,每晚記錄時間開銷,再往後堅持。

第三組,每週或每個月總結這段時間做了什麼,進行反思。

可以根據個人時間和需要選擇不同的記錄時間段。

在記錄過程中或記錄完之後,看著這些內容,你就知道時間都去哪兒了。這樣,你會知道如何更有效地管理時間。

注重提升效率 ico

當大腦疲於工作的時候,對著任務就開始犯困,於是拖拖拉拉地做著,也不一定做得了多少。這個時候反而不如放鬆或者稍微休息一下。可以參照番茄工作法進行調整:

想要有效率,可以在身體和精神兩方面做好準備:

1. 提高體力

有沒有發現動腦子的時候餓的快?腦力工作也是相當耗體力的哦。所以體力是大腦與身體能持續高效工作多久的基礎。騰出時間,去健身房吧。運動運動,工作起來你會更有效率。

2. 做事專注

大多數人在專注時會把事情完成得更快更好,所以儘量一次只做一件事情。可以設定一段時間,在該段時間內專心做一件事情。在這個過程中,如果大腦中冒出其他未盡事項或一些點子,不妨先寫到紙上,繼續專注做你手頭的事,做完後再找時間處理記錄下來的那些事項。

在工作,被電話、客戶、郵件、同事等打擾的情況非常多,這時可以採用記錄工作法,在被打擾後迅速回到工作狀態當中,具體措施如下:

1、如果手頭的工作任務重要而緊急時,可委婉說不:告知對方自己有重要而緊急的工作任務需要完成,完成後會過去找TA。

2、如果對方任務不緊急,而且只是短時間打擾你時,可以在交談之前先把正在進行的工作任務記錄到手邊的本子上,短時間交談後繼續回到當下任務,完成到一定階段後,再去完成同事交代的工作任務,並主動更新狀態給對方。

3、如果對方的工作確實比較緊急並且無法拒絕,可讓對方給自己幾分鐘的時間,把手頭上的工作和思路做個簡要的記錄,再馬上配合同事完成他的工作。回到位置後,查看之前記錄的工作進度,繼續完成。

利用高效時間 ico

在時間管理中,必須學會運用80∶20法則,即讓20%的投入產生80%的效益。

也就是說,要把握一天中20%的精華時間(對有些人來說是早晨,對另一些人來說是下午或夜裡),將它們用於最為關鍵的思考、學習和工作。

每天的時間不可能安排得滿滿當當,其中一定會有許多空閒的時間碎片。無論是等車的時間、兩個會議之間多出的時間還是等電話的時間,都不可輕易浪費。你可以隨身帶一本你想讀的書,或者帶一張“To Do List(工作備忘)”或“To Think List(思考備忘)”,有時間時,就把它們拿出來。每天如果能擠出20分鐘,一年就有7300分鐘的多餘時間呀!

給自己一個合理的最後期限 ico

如果一個任務規定一個月完成,人們通常會等到月末才加班加點。如果一個任務沒有期限,人們往往會無限期地拖延,直到有一天這個任務確定了完成期限為止。因此,在管理時間的時候,最好能給自己設定一個合理的、略微緊迫的、可以刺激自己不斷努力的時間期限。

蘋果公司開發Mac OS 8作業系統時,本來計畫兩年內完成,但每次認為還差半年就可以完成時,總會有人發現新的問題,以至於這個項目看上去永遠都是半年以後的事情,結果,蘋果公司花了十年時間才真正完成該系統的開發。

在微軟,Windows 2000作業系統的研發起初也拖延了兩年多,直到微軟請布萊恩•瓦倫汀(Brian Valentine)來拯救項目為止。布萊恩•瓦倫汀一上任就制定了一個合理的最後期限,根據這個期限, Windows 2000的開發團隊砍掉了將近一半的功能特性(包括比爾•蓋茨最在乎的結合Windows 95和Windows NT的原始程式碼的計畫),然而產品卻及時推出了。

完成一項艱難任務的正確打開方式是:從Deadline往前推-分解目標到每一天-每週一小節確保跟上時間進度-最終完成任務。從現在開始做第一步。

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